Control y previsión de stock

Tener control sobre el stock del hospital es imprescindible para la eficiencia y rentabilidad del mismo

Como en cualquier empresa, el control de stock de los productos de un centro veterinario es vital para la buena rentabilidad del mismo y esta labor suele corresponder del ATV, sobretodo por su amplio conocimiento de los tipos de productos que componen el stock de un hospital.

  • Hacer compras eficientes y necesarias
  • Tener el control de las entradas y salidas de cada producto
  • Marcar stock mínimo y máximo de cada uno de nuestros productos
  • Hacer un inventario semestral o anual
  • Tener un control informatizado de las compras

¿A qué nos referimos exactamente cuando hablamos de stock? El stock es una palabra que proviene del inglés y que se refiere a las existencias que se guardan en un almacén. Para poder tener un buen control del mismo, debemos saber que existen tres tipos de productos:

  • Productos de alta rotación
  • Productos de rotación media
  • Productos de baja rotación

Para controlar el stock nos ayudaremos de:

  • Inventario

  • Tipificar todos los productos

  • Previsión de compras según la estación del año

  • Software de gestión adecuado

Estos productos tienen características distintas que debemos tener en cuenta tanto para comprarlos, como para almacenarlos. La rotación de cada uno de ellos determinará la cantidad que compraremos y la frecuencia en la que los compraremos. Y, por supuesto, esto también influye en las mejoras de precios de compra que podamos conseguir para nuestro centro veterinario; es decir, si compramos un producto asiduamente, es bastante probable que podamos conseguir precios más bajos que en otros productos de baja rotación.

Conocer los tipos de productos que hay en nuestro hospital teniendo en cuenta:

  • La rotación

  • El coste de oportunidad

  • Las caducidades

También es importante que conozcamos el concepto de “coste de oportunidad”, que se refiere a la inversión de dinero en productos que podamos vender en un plazo corto de tiempo para evitar tener stock parado y que además puede echarse a perder.

Además, no debemos olvidar la importancia del control de caducidades y/o de productos que puedan haberse estropeado durante el almacenaje. Para ello, es imprescindible que cada vez que llegue un pedido se frontee, dejando detrás los productos nuevos que han llegado. Esto es imprescindible tanto en los almacenes como en las líneas de venta que puedan haber en la parte de tienda de los centros veterinarios.

Un buen control de stock no sólo es beneficioso para nuestros clientes, los cuales dejarán de sufrir roturas de stock; sino que nuestro hospital también se verá altamente beneficiado por estas razones:

  • Ahorro en gastos de almacenaje y evitar el desperdicio de espacio.
  • Ahorro de tiempo
  • Uso eficiente de los recursos

Para llevar correctamente el control del stock es necesario realizar un control físico del mismo mediante un inventario. Aunque es un método que puede parecer anticuado, es importante que se realice una vez al año. Por otra parte, debemos tener bien tipificados y ubicados cada uno de los productos de los que disponemos (tanto los de venta como los fungibles de uso interno) de manera que sea ágil su localización. Igualmente, si tenemos en cuenta el uso de productos según la fecha del año en la que estamos, probablemente podamos hacer una buena previsión tanto para la disposición de productos típicamente estacionales (como por ejemplo antiparasitarios, vacunas, etc..) como para el no acúmulo de productos que puede que estén parados en el almacén durante unos cuantos meses.

Y, por supuesto, es importantísimo que dispongamos de un software de gestión que nos facilite y automatice el trabajo lo máximo posible. Por este motivo, es recomendable que tanto el sistema de inventario, el de ventas y  el de pedidos esté informatizado y conectado, de forma que cuando hagamos un pedido los stocks se sumen automáticamente y cuando hagamos una venta se descuenten.

Además, es ideal si el software de gestión crea avisos cuando los productos están próximos a agotarse, de forma que se pueden crear listas de la compra “inteligentes” en función de los stocks que aparezcan en el programa que usemos. También es muy útil separar los productos por categorías en la base de datos, de forma que se pueden hacer estudios o búsquedas por tipos de productos.

Como hemos comentado anteriormente, una vez al año se debería realizar un inventario de todos los productos de los que dispongamos en el centro veterinario, es decir, tanto de los productos que vendemos como los que usamos para el día a día de nuestro hospital. Para ello, es importante escoger un día que sea típicamente de baja productividad o, comúnmente, se suele hacer por la noche. Durante el inventario, el equipo debe estar liderado y formado para coordinarse y trabajar lo más rápido y eficazmente posible. El objetivo es el contaje de los productos del hospital y la actualización del número de unidades en nuestra base de datos. Durante el proceso del inventario, es un muy buen momento para la revisión de caducidades y productos que se hayan podido estropear durante el almacenaje. Una vez tengamos hecho el inventario, es el momento idóneo para ver si tenemos duplicidades en la base de datos o si podemos dar de baja alguno de los productos que menos usamos para evitar futuras caducidades. Por ejemplo, ¿es realmente necesario tener dos productos de distintos laboratorios del mismo principio activo? o ¿podemos prescindir de alguna de las diferentes marcas de antiparasitarios? Así pues, también es un buen momento para que los diferentes facultativos del centro unifiquen criterios y decidan qué productos son realmente necesarios tener y cuáles no.

Por último, es interesante que nuestro centro veterinario disponga de una política de devoluciones bien clara y que todo el personal la conozca y la transmita de la misma manera. Esto, indirectamente también influye en el control y en la previsión del stock y, todo y que no debería ser algo especialmente habitual, debemos tener claro qué productos pueden ser devueltos y en qué plazo de tiempo máximo permitimos a nuestros clientes la devolución de un producto. Así mismo, el personal que se encargue de la recogida de estos productos, debe saber de qué manera debe almacenarlos y cómo tiene que modificar el stock de ese producto para que no hayan descuadres.

Elena Rodríguez ars veterinaria

Practice Manager y ATV en Hospital Ars Veterinaria

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